Con Meetago se pueden seleccionar hasta cuatro hoteles en la lista de resultados según las preferencias de búsqueda, mostrando sólo los lugares con disponibilidad suficiente. Además, en el caso de que el hotel tenga que declinar la solicitud, el usuario recibirá un correo electrónico con nuevas ofertas y alternativas acordes a las preferencias ya seleccionadas. Marco D’Ilario, director general de HRS en Italia, España y Portugal, subraya las ventajas de Meetago: “Los tiempos de respuesta del hotel, incluidas las preparaciones, métodos de pago y todo tipo de peticiones se reducen a menos de 24 horas gracias a una plataforma que automatiza los procesos que antes se realizaban por teléfono”.

La transparencia, la consolidación de datos, la facilidad de uso, la estandarización de los procesos y la agilidad en las respuestas son, en síntesis, las grandes facilidades que brinda esta novedosa herramienta a las empresas. Además, Meetago permite usar tarjetas de pago virtuales, en línea con las soluciones de pago que ofrece HRS. Asimismo, está integrado en las principales OBE’s y está disponible en 13 idiomas, lo que supone una diferencia añadida respecto a otras soluciones del mercado.

Si hablamos de dimensiones, esta herramienta de última generación es perfecta para congresos, trainings, lanzamiento de productos, etc para grandes grupos, más difíciles de manejar (de 150 a 200 participantes), pero también para grupos más reducidos (de unas 20 personas). Es tan sencillo como introducir todos los datos, hacer clic y confirmar la reserva. “Es un producto utilizado por las agencias de viaje corporate, así como por las empresas que tienen como objetivo las reservas de grupos en todo el mundo de manera transparente, con una gestión óptima de costes”, agrega D’Ilario.

¿Por qué utilizarla?

Según HRS, una de cada tres reservas de empresa pertenece a esta categoría. Los gastos de alojamiento en el segmento Meetings & Groups (M&G) son muy altos, debido en gran parte, a la falta de transparencia. Muy pocas compañías han estandarizado los procesos y definido claramente responsabilidades, lo que supone un gasto de gestión mucho mayor. Varios usuarios reservan y encargan este proceso a pequeñas agencias que confían en medios offline dificultando el cumplimiento de los estándares y el deber de asistencia y protección. Actualmente, más del 90 % de empresas no cuenta con un canal de reservas de eventos predefinido.

Meetago aporta múltiples ventajas desde este punto de vista económico. Con la optimización del proceso y un solo canal de reservas que lo aúna todo, los gastos internos se ven notablemente reducidos entre un 5 y un 10 %. Además, gracias a la consolidación de hoteles y una adquisición más favorable, el ahorro directo llega alcanzar hasta el 9 %.

Estas facilidades permiten que el cliente consiga lo que precisa: la garantía de una auditoría satisfactoria, una mayor seguridad con los datos de viaje disponibles en tiempo real y la localización directa de los usuarios en caso de emergencia. Todo lo imprescindible para que el evento salga de acuerdo a lo esperado y sea un éxito.

Oliver May se muestra absolutamente convencido de que los beneficios de las reservas en línea, las instantáneas y los procesos integrados se impondrán rápidamente y supondrán el final de la era de compradores solitarios. Asegura que todo será más visible y rápido: “Transparencia significa dar cabida a todos, consiguiendo a través de esta herramienta evaluar los costes integrales de cualquier evento”.